Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin. Phản ánh nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành. Được dùng làm căn cứ
ghi sổ kế toán và là nhân tố rất quan trọng. Theo quy định trên mỗi
chứng từ phải có đầy đủ các yếu tố bắt buộc. Và một trong những yếu tố
bắt buộc đó là chữ ký trên chứng từ kế toán.
Hiện các quy định mới nhất có liên quan đến chữ ký là gì?. Cùng
ketoangiare.net tìm hiểu
qua bài viết dưới đây và áp dụng cho đúng quy định bạn nhé.
Chữ ký trên chứng từ kế toán
QUY ĐỊNH VỀ CHỮ KÝ TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Theo Khoản 1 Điều 19 Luật kế toán 88/2015/QH13. Quy định về
chữ ký trên chứng từ kế toán như sau:
"1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh
quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký
bằng loại mực không phai.
Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký
khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Như vậy về màu mực. Chứng từ kế toán không được sử dụng màu đỏ để ký hoặc đóng dấu chữ
ký khắc sẵn.
QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THEO THÔNG TƯ 200 - LẬP VÀ KÝ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN (Điều 118)
#1. Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp. Đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1
lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế
toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng. Trung thực với nội dung
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ
ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng
với số tiền viết bằng số.
#2. Nội dung các liên trên chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ.
Đối với chứng từ lập nhiều liên. Phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng một nội dung. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng
không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ. Thì có thể viết hai lần.
Nhưng phải đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên
chứng từ.
#3. Chữ ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp
luật. Tất cả các
chữ ký trên chứng từ kế toán đều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực,
không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống
với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì
chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước đó".
Do vậy,
việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn, chứng từ kế toán là không
hợp lệ
và đương nhiên cũng không hợp pháp.
Riêng hóa đơn (không phải chứng từ chi tiền) không bắt buộc phải ký
theo từng liên, có thể ký (đè) trên liên 1 và in sang liên 2, 3 bằng giấy cacbon
(giấy than).
QUY ĐỊNH VỀ CHỮ KÝ TRÊN PHIẾU THU CHI
Phiếu chi là gì?
Phiếu chi là một loại chứng từ quan trọng trong công tác kế
toán. Về mặt pháp lý,
Phiếu chi là một văn bản hành chính được lập nhằm mục đích quản lý
các khoản chi tiêu của doanh nghiệp, đây cũng chính là chứng từ kế toán tiền mặt của doanh nghiệp và là
một trong những loại chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ quan trọng nhất
của doanh nghiệp bên cạnh Phiếu thu. Phiếu chi thường được lập bởi kế
toán của doanh nghiệp khi phát sinh nghiệp vụ chi tiêu tiền mặt.
Do có liên quan trực tiếp đến nguồn tiền của doanh nghiệp nên Phiếu
chi có vai trò vô cùng quan trọng trong việc kiểm soát dòng tiền và
cũng dễ xảy ra tiêu cực nhất. Vì vậy để đảm bảo việc kiểm soát tài
chính công ty của doanh nghiệp được minh bạch và rõ ràng thì các quy
định về chữ ký trên phiếu thu, chi tiền mặt cần phải được kiểm tra,
kiểm soát nghiêm ngặt và phải được tuân thủ 100% theo đúng quy trình
thu, chi được DN ban hành.
Do tính chất quan trọng của Phiếu chi và theo quy định tại điều 118 của
Luật kế toán 88/2015/QH13.
Các chứng từ kế toán chi tiền (như phiếu thu, phiếu chi ...) thì các
chữ ký trên chứng từ bắt buộc phải được ký "sống" theo từng liên.
Hiện nay để thuận tiện trong giao dịch một số DN dùng chữ ký khắc
sẵn để ký chứng từ kế toán
vậy nếu dùng chữ ký khắc sẵn trên chứng từ kế toán bị phạt như thế
nào?.
MỨC XỬ PHẠT VI PHẠM VỀ CHỮ KÝ TRÊN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
Theo Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực 01/05/2018) xử phạt hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán như sau:
"1. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000
đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy
định;
b) Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán;
c) Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu;
d) Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn;"
Như vậy: Hóa đơn, chứng từ kế toán (kể cả các văn bản doanh nghiệp gửi cơ
quan thuế, trừ chữ ký điện tử có quy định riêng) sử dụng chữ ký khắc
sẵn sẽ không có giá trị pháp lý, mà còn có thể bị phạt đến 05 triệu đồng kể từ ngày 01/05/2018.
QUY ĐỊNH MÀU MỰC VIẾT HÓA ĐƠN
Theo khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn
thư. Khi ký văn bản không được dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
Theo Điểm 1c (Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu) thuộc Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (hiệu lực 01/05/2018) xử phạt
hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán.
Qua đây chúng ta có thể thấy ngoại trừ mực đỏ, các loại mực dễ phai hoặc bút chì thì hoàn toàn có thể tùy chọn màu mực để ký hóa đơn.
Tuy nhiên, cũng không nên dùng mực màu đen để tránh trùng với màu mực
in, photo nhằm hạn chế bị giả mạo. Theo đó,
tốt nhất nên dùng mực xanh để ký hợp đồng, văn bản.
LỜI KẾT
Ketoangiare.net
vừa chia sẻ với bạn bài viết Chữ Ký Trên Chứng Từ Kế Toán Được Quy Định Như Thế Nào?. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ nắm và biết cách vận dụng các
quy định trên một cách đầy đủ, chính xác.
EmoticonEmoticon