Theo kế hoạch, từ ngày 1/7/2022 tất các cả các doanh nghiệp, hộ kinh doanh,
cá nhân kinh doanh theo phương pháp kê khai có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải
chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Vì vậy việc
tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 có hợp lệ, hợp pháp hay
không là một nghiệp vụ khá quan trọng của kế toán.
Vậy người làm công tác kế toán có thể tra cứu hóa đơn điện tử bằng
những cách nào và cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử nào là đáng
tin cậy nhất hiện nay là điều mà không phải ai cũng biết?. Xem ngay bài viết
dưới đây của
ketoangiare.net để giúp bạn
gỡ rối và tư tin áp dụng một cách thành thục và chính xác vào công việc của
mình nhé.
TOP 3 CÁCH TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ THEO THÔNG TƯ 78/2021 MỚI NHẤT HIỆN
NAY
#1. Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 trên trang web của Tổng
cục Thuế
(Áp dụng với doanh nghiệp chưa đăng ký và sử dụng hoá đơn theo Thông tư
78 và Nghị định 123)
Bước 1: Bạn chỉ cần truy cập vào link tra cứu hóa đơn điện tử
của Tổng cục thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ để tra cứu
hóa đơn điện tử.
Bước 2: Nhập tham số vào các trường dữ liệu mã số thuế của bên
bán, loại hóa đơn (hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng), ký hiệu
hóa đơn (*C21TML – 1, K21TML) và số hóa đơn (001, 00000001), tổng
tiền thanh toán, mã captcha vào các tab tương ứng rồi click ”tìm
kiếm”
(*C) ký hiệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K đối với hóa đơn
điện tử không có mã cơ quan thuế.
Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu
- Trường hợp kết quả nhận được là thông báo ”không tồn tại hóa đơn có
thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” =>
Đồng nghĩa với việc Hóa đơn mà bạn tra cứu không tồn tại. Nếu thông tin
đã nhập vào các trường dữ liệu là chính xác thì bạn nên liên hệ ngay với
bên bán để kiểm tra nhằm có hướng xử lý kịp thời.
Trường hợp bạn nhận được thông báo “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng
khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm” thì bạn có thể yên tâm
được rồi nhe.
#2: Đăng nhập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ
https://hoadondientu.gdt.gov.vn
(Áp dụng với bên bán đã sử dụng hoá đơn theo Thông tư 78 và Nghị định
123).
Cách 1. Tra cứu thông tin từng hóa đơn
- Bước 1: Sau khi truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử, tại tab Tra
cứu hóa đơn điện tử, bạn nhập vào các thông tin của hóa đơn nhận
được của bên bán (có dấu đỏ):
1) MST người bán: nhập vào mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
2) Loại hóa đơn: chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia
tăng, Hóa đơn bán hàng, .. được quy định bởi các ký tự số: 1, 2, 3, 4, 5
tương ứng ký hiệu mã loại hóa đơn trên hóa đơn (ví dụ 1C21TML – 1 ở đây
là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng).
3) Ký hiệu hóa đơn: nhập vào ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, ví dụ C21TML.
Lưu ý để hạn chế sai sót bạn không cần phải nhập cả
các ký tự số 1, 2, 3, 4, 5 ở đầu nhe.
4) Số hóa đơn: nhập vào số hóa đơn cần tra cứu (có thể nhập cả 2 định
dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số, ví dụ 1 hoặc
00000001).
5) Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn
bằng số.
6) Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên
trái.
- Bước 2: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, bạn nhấp vào nút "Tìm
kiếm" để tra cứu:
- Nếu nhận được kết quả như mục A như trên hình thì hóa đơn cần tìm
kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.
- Nếu nhận được kết quả như mục B tức là hóa thông tin hóa đơn cần tra
cứu không tồn tại, bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập liệu
tìm kiếm ở trên đã chính xác hay chưa và thử lại. Nếu vẫn không có kết
quả thì cần liên hệ ngay với bên bán để kiểm tra, đối
soát lại.
Cách 2. Tra cứu thông tin danh sách hóa đơn mua vào/bán ra
(Cách tra cứu này áp dụng đối với các doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng
hóa đơn điện tử theo Thông tư 78).
- Bước 1: Tại cổng thông tin Hóa đơn điện tử trên, bạn thực
hiện đăng nhập vào theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp và
gửi về qua email cho doanh nghiệp khi hoàn thành thủ tục đăng ký sử dụng
hóa đơn điện tử theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
- Bước 2: Đăng nhập xong, bạn vào menu Tra cứu và chọn mục
"Tra cứu hóa đơn".
- Bước 3: Trên menu Tra cứu hóa đơn, nhấn vào tab Tra cứu hóa
đơn điện tử mua vào
Tại đây sẽ hiển thị danh sách hóa đơn mua vào của doanh nghiệp gồm các
thông tin: Ký hiệu mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập, Thông
tin hóa đơn, Tổng tiền trước thuế, Tổng tiền thuế, Tổng tiền chiết
khấu thương mại, Tổng tiền phí, Tổng tiền thanh toán, …
Bạn có thể lọc tìm kiếm theo các điều kiện, chọn xem thông tin chi
tiết hóa đơn cần xem: chọn dòng hóa đơn cần xem và nhấp chọn "Xem
hóa đơn". Ngoài ra tại menu này, bạn có thể xem được thông tin
của Hóa đơn điện tử bán ra của chính doanh nghiệp mình xuất gửi
cho khách hàng tại tab Hóa đơn điện tử bán ra.
#3: Sử dụng thông tin trên bản thể hiện PDF của HĐĐT
Cách tra cứu theo phương thức này nhằm đảm bảo hóa đơn được xuất là
thật và đúng đối tượng. Bên cạnh đó việc tra cứu này này cũng nhằm
phòng ngừa việc người bán chỉnh, sửa file XML, PDF khi gửi hóa đơn
cho người mua qua email, zalo… Lời khuyên tốt nhất cho bạn trong trường hợp này là nên tự tra cứu,
tải về file hóa đơn XML gốc và PDF từ link tra cứu của bên bán.
Ví dụ: Nếu bên bán sử dụng phần mềm HĐĐT E-invoice bạn có thể dễ dàng
tra cứu tại địa chỉ: https://einvoice.vn/tra-cuu một cách đơn giản,
nhanh chóng.
Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã
ban hành một số quy định mới về hình thức hóa đơn sử dụng, mẫu số hóa
đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử. Cùng
ketoangiare.net cập
nhật điểm khác biệt cũng như thông tin mới nhất về quy định ký hiệu, mẫu
số, hình thức HĐĐT theo nghị định này bạn nhé.
#1. Doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với
CQT
Theo Nghị định 123, Cơ quan thuế không quản lý chi tiết mẫu hóa đơn,
chứng từ, số lượng hóa đơn sử dụng theo từng đợt thông báo phát hành mà
quản lý thông qua việc truyền nhận dữ liệu định dạng xml (Quyết định
1450/QĐ-TCT).
Do đó, doanh nghiệp/đơn vị có thể thiết lập mẫu hóa đơn đơn giản, theo
nhu cầu sử dụng của mình mà không cần lập thông báo phát hành (không
phải nộp Mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng HĐĐT) với cơ quan Thuế.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn và khởi tạo mẫu hóa đơn có mã/không mã
ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử (MISA MEINVOICE, E-Invoice, iHOADON,
Easyinvoice, Hilo invoice, New-Invoice, VINA, Amnote, Sinvoice…). Trên
mẫu hóa đơn sẽ thể hiện phần ký hiệu và mã cơ quan Thuế theo đúng quy
định đối với hóa đơn có mã/không mã theo Nghị định 123.
#2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử
Ngày 17/9/2021, Bộ Tài Chính ban hành
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật
Quản lý thuế, nghị định 123/2020/NĐ-Cp quy định về hóa đơn, chứng
từ. Cụ thể các ký hiệu hóa đơn điện tử được giải thích như sau:
Ký Hiệu Mẫu Số Hóa Đơn Điện Tử
Là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để
phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
|
Ký hiệu
|
Nội dung
|
|
Số 1
|
Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
|
|
Số 2
|
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng
|
|
Số 3
|
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công
|
|
Số 4
|
Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
|
|
Số 5
|
Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé
điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện
tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo
quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP
|
|
Số 6
|
Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa
đơn bao gồm: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử,
phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
|
Ký Hiệu Hóa Đơn Điện Tử
Là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện
tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan
thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện
tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C
thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện
tử không có mã;
Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn
điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.
Ví dụ: Năm tạo lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì phần thể hiện trên
hóa đơn sẽ tương ứng là số 22.
Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N,
B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
|
Ký hiệu
|
Nội dung
|
|
Chữ T
|
Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức,
hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
|
|
Chữ D
|
Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng
dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết
phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký
sử dụng;
|
|
Chữ L
|
Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo
từng lần phát sinh;
|
|
Chữ M
|
Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính
tiền;
|
|
Chữ N
|
Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện
tử;
|
|
Chữ B
|
Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện
tử,
|
|
Chữ G
|
Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia
tăng;
|
|
Chữ H
|
Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán
hàng.
|
Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu
quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong
cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt
các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn.
Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY.
Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn
điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ
nhận biết);
Ví dụ:
- 1C22TAA Là hóa đơn giá trị gia
tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do
doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- 2C22TBB Là hóa đơn bán hàng có
mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh
nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan
thuế;
- 1C23LBB: Là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập
năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát
sinh;
- 1K23TYY: Là hóa đơn giá trị
gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do
doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- 1K22DAA: Là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm
2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu
thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
- 6K22NAM: Là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không
có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
- 6K22BAB: Là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có
mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
Nói chung, không quá khó để chúng ta nhận ra rằng, theo quy định tại
Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Ký hiệu hóa đơn điện tử và
ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện chung bằng 1 chuỗi bao
gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, 6 ký hiệu
tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
LỜI KẾT
Ketoangiare.net vừa
chia sẻ với bạn bài viết
Top 3 Cách Tra Cứu Hóa Đơn Điện Tử Theo Thông Tư 78 Chính Xác Và
Nhanh Nhất Hiện Nay. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ nắm và biết cách vận dụng cho
chính xác. Chúc các bạn sức khỏe và thành công.
Đừng quên COMMENT, SHARE bài viết các bạn nhé!
EmoticonEmoticon